Søknadsprosess

En søknadsprosess og gjennomføring av store arrangement består av flere faser.

• Undersøkelse.
• Planlegging og prosess.
• Søknad.
• Kampanje
• Gjennomføring
• Legacy

Undersøkelse:

Første fase før en destinasjon/arrangør/særforbund starter en søknadsprosess, er å avklare omfang og konsekvensen av en eventuell søknad. Hvorfor ønsker man arrangementet til sin destinasjon? Hvilke kostnader medfører både en søknadsprosess, og en gjennomføring når man blir tildelt arrangementet. Dette gjelder først og fremst hvilke investeringer det er behov for når det gjelder anlegg, og hvordan dette skal finansieres. Har man som søker det nødvendige kompetanse til å gjennomføre en søknadsprosess? Er det tilgang på tilstrekkelig med frivillige til å gjennomføre arrangementet. Transport, overnatting, behov for parkering og annen infrastruktur er også en del. Den viktigste informasjonskilden er både de formelle søknadskravene, og ikke minst tidligere arrangører av tilsvarende arrangement. Hvis mulig, bør man settes seg inn ”Host City contract” allerede på dette stadiet. Hvordan tenker man å organisere den juridiske enheten som skal gjennomføre arrangementet. Det være seg en plan på hvordan eierstruktur/andel skal være. Ansvar for underskudd eller ikke. Fordeling av eventuelt overskudd.

Det har i det senere år også blitt satt større fokus på hvilken ”legacy” et arrangement kan gi. Dette er noe det bør planlegges for allerede i en tidlig fase.

 Planlegging og prosess:

Når man planlegger prosessen og søknad er det noen hovedpunkter det er viktig å ta hensyn til:

• Organisering av søkearbeidet
• Forankring
• Utarbeidelse av søknad
• Kampanje

En søknad for et større arrangement må ha en søkerkomite med bredt sammensatt kompetanse. Det er ikke nødvendigvis de samme personene som skal planlegge og gjennomføre arrangementet når man har fått dette tildelt. Det blir i alt for ofte sentrale personer som blir med over i gjennomføringsfasen. Man glemmer ofte at det er to forskjellige kompetanseområder. I søkerfasen er det viktigste for sammensetningen at man har en kombinasjon av personer med kompetanse rundt hva som skal svares ut i søknaden, lokale frontfigurer, og ikke minst personer med internasjonale kontakter i de forum som skal ta den endelige avgjørelsen over hvem som skal tildeles arrangementet. For mindre arrangement vil det naturligvis ikke være nødvendig med så omfattende og formell organisering.  Det er ikke tradisjon i Norge for bringe inn reiselivet i en tidlig fase i et søkearbeid. Dette er noe som er helt vanlig blant våre konkurrenter internasjonalt. Årsaken er at for eksempel et destinasjonsselskap besitter stor kompetanse på mange områder som er viktig for søknadsarbeidet.

Det bør avklares allerede i denne fasen at ressursene er med for å vinne arrangementet, ikke for gjennomføringen.

 Søknad:

For alle større arrangement kreves det en omfattende dokumentasjon på at søker er i stand til å gjennomføre det tiltenkte arrangementet. Omfanget av søknaden og hva som skal besvares, er som regel bestemt av det  forbundet eller rettighetshaver som tildeler arrangementet. Det er naturlig at en VM/EM-søknad har et helt annet omfang enn et nasjonalt arrangement som for eksempel et Norgesmesterskap. Internasjonale mesterskapssøknader er i de fleste tilfeller omfattet av en ”Bid-book” eller ”Questionnaire” som inneholder spesifikke områder som søker må dokumentere. Det er viktig at det teamet som skal skrive søknaden har kunnskap om de enkelte områder som skal beskrives. Det er viktig å se på sin egen søknad med kritiske øyene, og ha ressurser for å kvalitetssikre søknaden. Dette for å forsikre seg om at alle krav er besvart på en tilfredsstillende måte. Hvis man selv ikke klarer å evaluere sterke og svake sider, kan det lønne seg å få noen eksterne til å bistå i dette arbeidet.

Kampanje:

Formell kampanje.Etter at en søknad er innsendt, starter kampanjearbeidet som skal påvirke at arrangementet kommer til egen destinasjon. Det er svært forskjellige prosedyrer for tildeling, og lengde på tidslinje for arbeidet. Den formelle delen av søknadsarbeidet omfatter bland annet presentasjoner på forskjellige arenaer. Lokalt/regionalt/nasjonalt og internasjonalt. Det er verdt å merke seg at den formelle kampanjedelen for det meste omfatter den tekniske delen av søknaden. En søknad om et arrangement handler om mye mer enn å selge en teknisk gjennomføring. Salg av ”følelser” og opplevelser er blitt en stadig viktigere rolle i kampanjearbeidet for arrangement.  Den lokale/regionale/nasjonale kampanjen handler for det meste om forankring. Den internasjonale kampanjen handler om PR for sin søknad.

Uformell kampanje.Den uformelle delen av søknaden er den viktigste delen av kampanjearbeidet for å få tildelt et arrangement. Det er et kjent begrep innen søknadsarbeid for store sportsarrangement; ”People vote for people, not places”. Det er viktig å bemanne denne gruppen med ressurser som har kunnskap om påvirkningsarbeid, og at eventuelle relasjoner mot beslutningstakere er svært viktig. De to viktigste elementene er at man har de rette folkene som jobber systematisk med et et ”relasjonskart”.

Beslutningstakere er som regel ikke opptatt av den tekniske delen av søknaden. I de fleste internasjonale forbund har man kvalitetssikret søknaden, og det er derfor ikke behov for å bruke tid på arrangement-tekniske detaljer, men fokusere på å skape tillit.

Bemanningen av denne gruppen trenger nødvendigvis ikke å ha deltatt i skrivingen av søknaden. Etablering av kultur er krevende i en organisasjon som rigges fort, og i tillegg har et kortsiktig perspektiv. Organisasjonen må ha klare ansvarsområder og klare beslutningslinjer.

 Gjennomføring av arrangementet:

Arrangementet er tildelt og organisering av selskapet som skal ha ansvar for gjennomføringen starter. Det er forhåpentligvis avklart at dette er en ny fase, hvor det må vurderes på nytt hvilke krav til fagkompetanse som kreves fra nå. I enkelte tilfeller kan det være nyttig å bruke profesjonell rekrutteringshjelp. Ingen posisjoner må bekles som belønning for at man bidro til å få arrangementet.

 Legacy:

Arven etter et arrangement kan være både positiv og negativ. Den negative er ofte ikke planlagt. Når det gjelder forventninger til den positive

arven, er den ofte urealistisk. Mest fremtredende er kanskje ønske om ”å bli satt på kartet”, med forventning om økning for besøksnæringen, drevet av TV-dekning fra arrangementet. Det finnes ingen dokumentasjon på at TV sendinger fra store arrangement utløser reiselyst for de som følger overføringene fra arrangementet. Det brukes også ofte som argument summen av TV-sendinger og redaksjonell omtale omregnet i en reklameverdi angitt i et kronebeløp. Dette et som regel en helt urealistisk sammenligning. Store arrangement kan fremskynde allerede planlagt utvikling av infrastruktur. Anlegg til etterbruk og rekruttering til sporten kan være viktige elementer i en arv. Viktig at prosessen om arv starter allerede i undersøkelsesfasen.